CODICE MEPA
Attraverso gli ordini diretti d’acquisto (ODA) puoi acquistare il bene e/o il servizio, pubblicato a catalogo dal fornitore a seguito dell’attivazione di una Convenzione o di un Accordo quadro per cui è prevista questa modalità di acquisto o dell’abilitazione dello stesso fornitore a una o più categorie merceologiche dei bandi del Mercato elettronico della P.A. – MePA (per i quali prodotti/servizi offerti è prevista questa modalità di acquisto). Basta compilare e firmare digitalmente l’apposito documento d’ordine creato dal Sistema.
Nel Mercato Elettronico della P.A. il contratto di fornitura s’intende perfezionato nel momento in cui l’ordine, conforme ai prerequisiti previsti dal Bando e dall’offerta pubblicata a catalogo dal fornitore, è sottoscritto e inviato dall’Amministrazione tramite il Portale. Nelle Convenzioni e negli Accordi quadro, l’ordine diretto rappresenta il contratto attuativo degli impegni assunti dal fornitore e diventa efficace decorso il termine stabilito nelle relative Condizioni generali e nella Documentazione dell’iniziativa.
Le figure che possono gestire sul Portale, con ruoli diversi, l’ordine diretto sono il Punto ordinante e il Punto istruttore. Il Punto ordinante è il soggetto dotato di “potere di firma”, ossia autorizzato a impegnare la spesa, e quindi firmare contratti, per conto dell’Amministrazione di appartenenza. Il Punto ordinante deve essere in possesso della firma digitale e può effettuare tutte le attività transazionali attraverso gli strumenti di acquisto disponibili sul sistema di e-procurement per i quali risulta abilitato.
Il Punto istruttore è il soggetto che può predisporre, per il Punto ordinante a cui si è associato, una bozza di ordine diretto, successivamente inviarla per approvazione al Punto ordinante che provvederà, dopo aver effettuato le opportune verifiche: a sottoscriverlo )eventualmente anche dopo averlo modificato – con la firma digitale e inoltrarlo tramite il sistema al fornitore) ed a inviarlo nuovamente per delle modifiche al Punto istruttore.
Le figure che possono gestire sul Portale, con ruoli diversi, l’ordine diretto sono il Punto ordinante e il Punto istruttore. Il Punto ordinante è il soggetto dotato di “potere di firma”, ossia autorizzato a impegnare la spesa, e quindi firmare contratti, per conto dell’Amministrazione di appartenenza. Il Punto ordinante deve essere in possesso della firma digitale e può effettuare tutte le attività transazionali attraverso gli strumenti di acquisto disponibili sul sistema di e-procurement per i quali risulta abilitato.
Il Punto istruttore è il soggetto che può predisporre, per il Punto ordinante a cui si è associato, una bozza di ordine diretto, successivamente inviarla per approvazione al Punto ordinante che provvederà, dopo aver effettuato le opportune verifiche: a sottoscriverlo )eventualmente anche dopo averlo modificato – con la firma digitale e inoltrarlo tramite il sistema al fornitore) ed a inviarlo nuovamente per delle modifiche al Punto istruttore.
Le figure che possono gestire sul Portale, con ruoli diversi, l’ordine diretto sono il Punto ordinante e il Punto istruttore. Il Punto ordinante è il soggetto dotato di “potere di firma”, ossia autorizzato a impegnare la spesa, e quindi firmare contratti, per conto dell’Amministrazione di appartenenza. Il Punto ordinante deve essere in possesso della firma digitale e può effettuare tutte le attività transazionali attraverso gli strumenti di acquisto disponibili sul sistema di e-procurement per i quali risulta abilitato.
Il Punto istruttore è il soggetto che può predisporre, per il Punto ordinante a cui si è associato, una bozza di ordine diretto, successivamente inviarla per approvazione al Punto ordinante che provvederà, dopo aver effettuato le opportune verifiche: a sottoscriverlo )eventualmente anche dopo averlo modificato – con la firma digitale e inoltrarlo tramite il sistema al fornitore) ed a inviarlo nuovamente per delle modifiche al Punto istruttore.
Nella pagina di Gestione ordine, le informazioni da inserire sono le seguenti e per quelle contrassegnate con l’asterisco “*” la compilazione è obbligatoria:
– Descrizione dell’Ordine
– Quantità richiesta, per ciascun articolo inserito
– Partita IVA, da modificare in caso di acquisto di beni o di servizi con regime IVA diversa dal 22%;
In base al prodotto scelto possono essere disponibili alcuni articoli accessori, le cui quantità possono essere valorizzate in caso di interesse. Gli articoli principali possono essere eliminati dall’ordine selezionando la “X” posta sulla relativa riga mentre, per gli eventuali articoli accessori, è sufficiente non valorizzare la quantità. Nelle Convenzioni il rapporto tra articolo principale e articoli accessori può essere disciplinato nella Guida alla Convenzione e/o nel Capitolato Tecnico (disponibili tra la Documentazione dell’iniziativa). Inoltre, per alcune iniziative, possono essere presenti Altri elementi dell’ordine, visualizzati a seguire dei dati presenti sugli articoli, che l’utente dovrà completare (ad esempio i termini di pagamento o altre informazioni specifiche come nel caso della Convenzione Buoni pasto).
Dopo la gestione degli indirizzi, per completare la compilazione dell’ordine, vanno inseriti i seguenti ulteriori elementi:
– Codice CIG: Il Codice Identificativo di Gara sarà un “codice originario” in caso di acquisto sul Mercato Elettronico e un “codice derivato” (richiesto dal Responsabile del Procedimento sulla base del CIG originario richiesto da Consip) nel caso di acquisto in Convenzione o Accordo
– Codice CUP (Codice Unico di Progetto): da inserire se l’acquisto rientra in un progetto per il quale è richiesto il rilascio del CUP
– IPA: Codice univoco ufficio per Fatturazione elettronica: che il fornitore utilizzerà per effettuare la fatturazione elettronica relativa all’ordine ricevuto
La Finanziaria 2008 ha stabilito l’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti delle Amministrazioni: pertanto le P.A. non possono procedere al pagamento, neppure parziale, del fornitore prima dell’arrivo del documento in forma elettronica.
– Partita IVA dell’Amministrazione
– Codice indirizzo di consegna: da inserire se le sedi di consegna dell’Amministrazione sono codificate
– Modalità di pagamento, da indicare selezionando una delle voci dal Menu a tendina
Dopo aver completato l’ordine in tutte le sue sezioni, puoi selezionare i pulsanti “SALVA IN BOZZA” o “GENERA ORDINE”, ma è anche possibile ricercare altri articoli, dello stesso fornitore e della stessa iniziativa, da aggiungere al tuo ordine. Il Punto Istruttore potrà, invece, selezionare i pulsanti “SALVA IN BOZZA” o “INVIA ORDINE AL PO”. Nel caso di salvataggio in bozza, i dati inseriti saranno salvati e mantenuti come Bozza, in attesa di essere eventualmente confermata, modificata o eliminata. Scegliendo “GENERA ORDINE” l’ordine non sarà più modificabile. Dopo avere generato l’ordine e selezionato il pulsante “VAI ALL’ELENCO ORDINI”, il sistema visualizzerà tutti gli ordini in ordine cronologico. Nella schermata è anche possibile effettuare vari tipi di ricerca selezionando i parametri presenti.
Tutti gli ordini dell’elenco sono caratterizzati da uno dei seguenti stati:
– Bozza (ordine ancora modificabile)
– Generato (ordine completo ma non firmato digitalmente e non ancora inviato al fornitore)
– In approvazione al PO (ordine predisposto dal Punto istruttore e inviato per approvazione al PO)
– Inviato al Fornitore (ordine firmato digitalmente e inviato tramite Sistema)
– Annullato dal PO (ordine inviato al fornitore o accettato dal fornitore ma annullato dal PO tramite la specifica funzione)
– Accettato dal Fornitore (ordine inviato al fornitore e dallo stesso confermato)
– Evaso dal Fornitore (ordine eseguito dal Fornitore)
– Rifiutato dal Fornitore (ordine firmato digitalmente, inviato al fornitore ma dallo stesso rifiutato)
– Scaduto (ordine generato ma per il quale sono scaduti i termini per l’invio al Fornitore)
– Revocato (ordine inviato che è stato revocato dal PO o dal Fornitore)
– Sospeso (ordine inviato ma che è stato sospeso dal fornitore per un periodo di tempo)
– Esercitato recesso dal Fornitore (ordine sospeso per il quale il fornitore ha esercitato il recesso)
Tutti gli ordini in stato di bozza riportano, nella colonna “Documento d’ordine” il file .pdf contenente l’ordine contrassegnato dalla dicitura “bozza” e, come tali, non possono essere inviati al fornitore. Gli ordini generati riportano, invece, nella stessa colonna il documento definitivo. Pertanto, una volta individuata la riga contenente l’ordine generato di proprio interesse, è possibile scaricare e consultare il documento .pdf dove vengono riportati i dati dell’Amministrazione, i dati del fornitore, tra cui anche i dati per consentire la richiesta del DURC, i dati tecnico-economici del bene e/o del servizio richiesto e per ultimo i riferimenti giuridici che disciplinano il Contratto di Fornitura predisposto nel rispetto delle Regole del Sistema di e-procurement vigenti.
Il documento d’ordine generato in formato PDF, una volta salvato sul PC senza apportare alcuna modifica al nome del file, deve essere firmato digitalmente. La firma digitale da apporre deve essere quella del Punto ordinante. Con la sottoscrizione tramite firma digitale, verrà generato un nuovo file firmato, ad esempio con ulteriore estensione .p7m, contenente tutti i dati del firmatario. Una volta firmato digitalmente l’ordine, puoi accedere nuovamente all’elenco ordini e, in corrispondenza della relativa riga di ordine, selezionare il pulsante “INVIA”.
Compila il campo “Numero Protocollo” e seleziona “Scegli File”, per ricercare sul PC il file dell’ordine firmato digitalmente. Caricato l’ordine firmato digitalmente, seleziona il pulsante “INVIA” ed, eseguita questa operazione, il sistema presenterà un messaggio con il quale ti avviserà che l’ordine è stato inviato al fornitore. A conferma del buon fine della trasmissione, nell’Elenco ordini lo stato “generato” sarà modificato in “Inviato al fornitore”. I successivi passaggi di stato dell’ordine saranno notificati attraverso i messaggi disponibili nella Lista Messaggi (dal Sistema e dalle Imprese) e saranno recepiti nell’elenco degli ordini diretti nel Menu laterale di sinistra.
Selezionando lo strumento di acquisto (Convenzioni, Mercato elettronico, Accordi quadro) sul quale hai predisposto l’ordine, visualizzerai direttamente l’elenco ordini che hai predisposto per lo strumento selezionato. Nella tua To do list del Cruscotto personale invece troverai tutte le attività da completare, inclusi gli ordini in bozza, in approvazione e da inviare.